Gestão de Correspondência

Comunicação efetiva dentro de departamentos, assim como com investidores externos

Solicite informações

  • Gestão de correspondências diversas

    Segrega e prioriza sem problemas diferentes tipos de correspondência de entrada e saída.

  • Garante o rastreamento da correspondência

    Permite a visibilidade completa da correspondência em cadeias de disseminação complexas

  • Induz a responsabilidade pelas correspondências

    Atribui propriedade clara para garantir ações no prazo e respostas proativas a correspondências.

Brochura: Soluções para gestão eficiente e transparente de correspondências

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O sistema de correspondência/gestão de arquivos da Newgen fornece uma plataforma unificada para gerenciar todas as correspondências do governo para o cidadão (G2C), governo para os negócios (G2B) e governo para governo (G2G). Criado em nossas plataformas de Gestão de Processos de Negócios (BPM) e Gestão de documentos reconhecidas pela indústria, ele transforma as operações do dia a dia em todos os níveis de hierarquia administrativa através da automação de estágios chave da gestão de correspondência.

Correspondências oriundas de diferentes formas e fontes são capturadas e convertidas em documentos/arquivos eletrônicos, que são encaminhados para os funcionários dos respectivos departamentos. Todas as decisões/comentários/notas feitas pelos funcionários são capturadas no arquivo e ficam intactas durante todo seu tempo de vida. As correspondências podem ser armazenadas em um repositório central e acessadas a qualquer momento para tomada de decisões informada. Suas marcações garantem o rastreio em tempo real e sob demanda do status de relatórios, assegurando, assim, responsabilidade completa.

Recursos da solução

Integração e compartilhamento de conteúdo

Content Integration and Sharing

  • Caixa de entrada integrada para receber todos os arquivos/correspondências
  • Manutenção de e-Registros – pessoal, divisional e departamental
  • Interface inter divisional permitindo o compartilhamento de arquivos, papéis, etc.

Gestão eletrônica de documentos

Electronic Document Management

  • Correspondência eletrônica/criação de arquivos, festão, movimentação e execução de tarefas chave como entrada diária, indexação, anotações, referência cruzada, pesquisa/recuperação, etc.
  • Processos eletrônicos e interoperabilidade garantindo a tomada de decisão rápida e entrega de serviços

E-profiling

E-profiling

  • Perfil eletrônico e perfis de correspondência criados previamente
  • Visualização de White Hall File (visualização de réplicas de arquivos físicos) com folha de anotações e integração de assinatura digital

Busca e rastreio

Search & Tracking

  • Interface de busca inteligentes para um acesso rápido a correspondências e arquivos
  • Integração BARCODE/RFID e extensões móveis e sociais para melhorar a capacidade de resposta e acessibilidade

Benefícios

  • Transformação efetiva para um ambiente de escritório com menos papéis
  • Melhor comunicação e coordenação entre funcionários de departamentos
  • Armazenamento físico e custos materiais reduzidos
  • Aderência a conformidades regulatórias
  • Melhor transparência com mais monitoramento e controle
  • Arquivamento de arquivos em um depósito central e seguro

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Organizações do setor público precisam de um sistema que simplifique todo o ciclo de vida de uma correspondência – de sua origem a sua disseminação, com capacidades inteligentes de triagem, processamento e comunicação de correspondência em diversos departamentos.

O sistema de correspondência/gestão de arquivos da Newgen fornece uma plataforma unificada para gerenciar todas as correspondências do governo para o cidadão (G2C), governo para os negócios (G2B) e governo para governo (G2G). Criado em nossas plataformas de Gestão de Processos de Negócios (BPM) e Gestão de documentos reconhecidas pela indústria, ele transforma as operações do dia a dia em todos os níveis de hierarquia administrativa através da automação de estágios chave da gestão de correspondência e fornece benefícios como:

  • Transformação efetiva para um ambiente de escritório com menos papéis
  • Melhor comunicação e coordenação entre funcionários de departamentos
  • Armazenamento físico e custos materiais reduzidos
  • Aderência a conformidades regulatórias
  • Melhor transparência com mais monitoramento e controle
  • Arquivamento de arquivos em um depósito central e seguro